موارد قابل توجه در افزایش احتمال درک صحیح پیام فرستنده عبارتند از:
1. همه فهم بودن پیام
2. اعتبار فرستنده
3. توجه به بازخورد تاثیر پیام بر گیرنده
برای انتقال صحیح پیام خود به موارد زیر توجه داشته باشید:
1.پیام خود را با استفاده از ضمیر اول شخص مفرد (من، نظر من )بیان کنید
مالکیت شخصی باعث پذیرفتن مسئولیت عقاید و احساساتی می‌شود که بیان شده است وقتی نظر خود را با استفاده از اصطلاحاتی مثل بیشتر مردم و گروه ما بیان می‌کنید مالکیت خود را از آن نفی می‌کنید به کاربردن اینگونه اصلاحات باعث می‌شود دیگران متوجه نشوند که عقیده‌ی مطرح شده مربوط به ما یا نظر دیگران است.
2.پیام خود را کامل و آشکار بگویید
در پیام خود همه‌ی اطلاعات ضروری برای درک صحیح گیرنده را بیاورید در غیر این صورت ممکن است در هدف شما و محتوای پیامی که می‌فرستید سوء تعبیر رخ دهد.
3.پیام‌های کلامی و غیر کلامی خود را هماهنگ کنید
هر ارتباط دو جز کلامی و غیر کلامی دارد اگر کسی به شما می‌گوید که کمکتان برایش ارزشمند بوده است باید پیام غیر کلامی اش نیز همین محتوا را نشان دهد مثلا لبخند بزند و نگاهش حاکی از قدرشناسی باشد در صورتی که این دو نوع پیام معنای متضادی به گیرنده منتقل کند مشکل ارتباطی به وجود می‌آید مثلا اگر کسی می‌گوید درباره‌ی این موضوع اطلاعاتی دارم که می‌تواند برایتان مفید باشد اما صورتش حالت تمسخر داشته باشد و صدایش ریشخند آمیز معنایی که دریافت می‌کنید به خاطر دو پیام متضاد مبهم خواهد بود.
4.پیام خود را تکرار کنید
تکرار پیام بیش از یک بار و به کمک بیش‌از یک کانال ارتباطی (پیام های تصویری و شنیداری در کنار نشانه‌های کلامی و غیرکلامی) به گیرنده کمک می‌کند پیام را بهتر درک کند.
5.به بازخورد پیام توجه کنید
لازم است بدانید که گیرنده پیام شما را چگونه تفسیر و پردازش می‌کند برای این منظور بهتر است مدام از او در مورد چگونگی برداشتش از صحبت شما بازخورد بگیرید.
6.پیام خود را متناسب با میزان درک گیرنده ارسال کنید
یک موضوع خاص برای کودک و بزرگسال به گونه‌ای متفاوت توضیح داده می‌شود.
7.احساس خود را طوری توصیف کنید که شنونده آن را درست درک کند
می‌توانید احساس را با نام (غمگینم) رفتار (دلم می‌خواهد گریه کنم) یا کلام ( احساس می‌کنم افسرده شدم) بیان کنید.
8.رفتار دیگران را بدون ارزیابی و تفسیر توصیف کنید
وقتی به رفتار دیگران واکنش نشان می‌دهید رفتارشان را توصیف کنید مثلا به جای « تو آدم بی ادب و خودمحوری هستی و به حرف بقیه گوش نمی‌کنی» بگویید: « تو حرف منو قطع کردی.»
منبع:کتاب به سوی دیگران
